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スキャナ保存 その2

国税関連の書類について、スキャナ保存が認められるためには、各種要件を満たさなければなりません。


1.税務署長の承認
 利用開始の3ヶ月前までに申請書を税務署に提出しなければなりません。

2.真実性
 真実性を確保するために、下記要件を充足しなければなりません。
①速やかに又は業務サイクル後速やかに入力
②電子署名 + タイムスタンプ + ヴァージョン管理
③紙に記載されている小さな文字及び色を再現することができる200dpi以上の解像度及びカラー画像によるスキャニング


3.可視性
 可視性を確保するために、下記要件を充足しなければなりません。
①カラーディスプレイ、カラープリンタ等の備付け
②検索機能の確保
③国税関係帳簿との相互関連性の確保
④システム関係書類の備付け


ScanSnapは、上記2及び3の要件(の内スキャナが保持すべき要件)は充足しているとのことです。ただし、2-②の電子署名及びタイムスタンプについては、スキャンデータを保存した後別途それぞれの作業が必要になるとのことで、煩雑さを伴います。
つまり、スキャンすると同時に、電子署名及びタイムスタンプを自動的に取り付けてくれたり、そこまで行かなくても一連の作業でそれができると、手間がかからず魅力的かなぁと期待していましたが、さすがにそこまで対応しておらず、3ステップの作業が必要になるとのことでした。


また保存ファイルのネーミングルールについても、自動で割り振る場合には、"xxxx年xx月xx日xx時xx分xx秒"というファイル名か、任意のコード+通し番号というファイル名になります。
(もちろん、保存後名前変更で、ファイル名の変更は可能です)

日付+任意コード+通し番号という管理が出来ればと思いましたが、それは出来ません。
このあたりも簡単に管理したいというニーズに対しては、運用上の工夫が必要になるところです。

こうしたことを考え、即購入はできませんでした。



もっとも、研修資料、名刺、雑誌記事、新聞切り抜きなどをスキャンして保存しておき、必要に応じて検索して利用するといった使い方をする限り、非常に良いツールだと思います。

まずは、紙の文書削減という目的でこれを購入し、使ってみてからスキャナ保存にチャレンジという手順でも良いのでは?と思ったりもします。


購入して利用してみたら、またここでご報告します。

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テーマ:会計・税務 / 税理士 - ジャンル:ビジネス

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